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संकट के समय में एक योजना का संचार करना

जब COVID-19 महामारी की चपेट में आया, तो ईस्ट ग्रैंड फोर्क्स पार्क और मनोरंजन विभाग को आगे बढ़ने के तरीके पर कई कड़े फैसलों का सामना करना पड़ा। सैकड़ों मील दूर राज्य टूर्नामेंटों में भाग लेने वाली युवा हॉकी टीमों से लेकर खेल में वापसी की योजना बनाने तक, विभाग को अपने सभी परिवारों से शीघ्रता और सटीकता से संवाद करने की आवश्यकता थी।

ईस्ट ग्रैंड फोर्क्स पार्क्स एंड रिक्रिएशन को स्पोर्ट्सइंजिन मुख्यालय पर गिना जाता है ताकि इसके 1000 से अधिक सदस्य परिवारों को सही जानकारी मिल सके, यह सुनिश्चित करते हुए कि हर कोई योजनाओं और सावधानियों पर एक ही पृष्ठ पर था।

जब मार्क ड्रैगिच ईस्ट ग्रैंड फोर्क्स पार्क्स एंड रिक्रिएशन में शामिल हुए, तो शहर में अपने मनोरंजन कार्यक्रमों के लिए एक वेबसाइट थी, लेकिन कई प्रक्रियाएं अभी भी मैनुअल थीं। विभाग विभिन्न प्रकार के खेल और गतिविधियों के लिए जिम्मेदार है और इसके सभी कार्यक्रमों में 1,000 से अधिक एथलीट हैं। विभाग शहर के युवा हॉकी कार्यक्रम और इसकी 30 से अधिक टीमों की देखरेख करने की अनूठी भूमिका भी निभाता है।

"हॉकी कार्यक्रम का ब्लू लाइन क्लब अपनी स्पोर्ट्सइंजिन साइट का उपयोग कर रहा था, और यह मंच के साथ मेरा पहला अनुभव था," ड्रैगिच कहते हैं। "उस समय, हम कलम और कागज के साथ पुराने तरीके से पंजीकरण कर रहे थे।"

ब्लू लाइन क्लब के माध्यम से, उन्होंने सीखा कि स्पोर्टइंजिन ने एक सरल, ऑनलाइन पंजीकरण विकल्प की पेशकश की। ड्रैगिच नोट करता है, "इससे हमने पंजीकरण के साथ बिताए समय में अंतर पैदा कर दिया।"

"शुरुआत से, यह एक अद्भुत अनुभव था। उन्होंने हमारे वित्तीय निदेशक को वास्तविक डॉलर और सेंट बचाने के लिए विस्तृत नोट्स देने के लिए अद्भुत संचार और समर्थन प्रदान किया।

ड्रैगिच और उनके समकक्ष, केटी बोएस्पफ्लग, अपने दिन-प्रतिदिन के कार्यों को आसान बनाने के लिए विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए स्पोर्ट्सइंजिन मुख्यालय पर भरोसा करते हैं। "एक चीज जिसकी हम वास्तव में सराहना करते हैं, वह यह है कि विभिन्न टीमों और कार्यक्रमों के बीच संचार कितना सहज है," बोसफ्लग कहते हैं। "इतने अलग-अलग टुकड़ों के साथ, बाधा रहित संचार आवश्यक है।"

विभाग में सब कुछ ठीक चल रहा था। फिर COVID-19 हिट हुआ और सब कुछ बदल गया। "हम वास्तव में राज्य टूर्नामेंट के लिए बर्फ लेने के बारे में जुड़वां शहरों में हॉकी टीमों की एक जोड़ी थी," ड्रैगिच नोट करता है। "जब गवर्नर ने सभी गतिविधियों को बंद कर दिया, तो हम वास्तविक समय में सीधे माता-पिता और कोचों के साथ संवाद करने के लिए स्पोर्ट्सइंजिन मुख्यालय का उपयोग कर रहे थे।"

समुदाय में माता-पिता अनिश्चित थे कि आगे क्या होगा। इसके अलावा, ग्रैंड फोर्क्स के पड़ोसी शहर, नॉर्थ डकोटा ने युवा खेलों को जारी रखा, और बाहर निकलने के लिए बहुत सारे मैसेजिंग की जरूरत थी।

“हम इस बारे में बात करने के लिए बड़े पैमाने पर मिले कि हम अपने बच्चों को वहाँ वापस कैसे ला सकते हैं। लेकिन इसे सुरक्षित रखना था। हमें पता था कि हमें इसे सही करना है।"

जैसे ही टीम ने अपनी योजना बनाई, उन्होंने SportEngine HQ के संचार उपकरणों का उपयोग करके अपने सभी सदस्यों के साथ नियमित रूप से संवाद किया। "सिस्टम ने संवाद करना इतना आसान बना दिया। हम यहाँ कह सकते हैं कि हम क्या योजना बना रहे हैं, यहाँ है जब हम वापस आएंगे, ”ड्रैगिच कहते हैं। "स्पोर्ट्सइंजिन मुख्यालय ने माता-पिता और खिलाड़ियों को सटीक जानकारी के साथ सूचित रखने में एक आवश्यक भूमिका निभाई।"

SportsEngine भी मदद के लिए था क्योंकि उन्होंने अपनी रिटर्न टू प्ले योजना पर काम किया था। Boespflug कहते हैं, "SportsEngine ने हमें वास्तव में मददगार गाइड और प्लेबुक भेजीं, जिन्हें हमने अपनी रिटर्न टू प्ले योजना बनाने के लिए एक रूपरेखा के रूप में इस्तेमाल किया।" "उनके पास कुछ बेहतरीन विचार थे जिन्हें हम एथलीटों और माता-पिता के साथ साझा कर सकते थे ताकि उन्हें बंद के दौरान सक्रिय रखा जा सके।"

एक बार जब एथलीट ईस्ट ग्रैंड फोर्क्स के मैदानों और कोर्टों में लौट आए, तो यह जोड़ी सभी को अपडेट रखने के लिए स्पोर्ट्सइंजिन मुख्यालय पर भरोसा करती रही।

उनकी योजना का परीक्षण तब किया गया जब उनके एक बेसबॉल कोच ने COVID-19 के लिए सकारात्मक परीक्षण किया और उन्हें संगरोध करना पड़ा।

Boespflug कहते हैं, "SportsEngine HQ संपर्क ट्रेसिंग में आवश्यक था कि कौन से अन्य एथलीट एक ही क्षेत्र में थे।" “हम जल्दी और आत्मविश्वास से कार्रवाई कर सकते थे। जिन लोगों से संपर्क हो सकता है, उन्हें क्वारंटाइन करना और सभी को सटीक, समय पर अपडेट देना।”

उनकी त्वरित, निर्णायक कार्रवाई ने काम किया, क्योंकि किसी और ने सकारात्मक परीक्षण नहीं किया।

"हम जानते हैं कि हम सब इसमें एक साथ हैं। हम सभी को सही काम करना होगा, ”ड्रैगिच बताते हैं। "हम बहुत खुश हैं कि बच्चे वहां वापस आ सकते हैं और खेल सकते हैं।"